株式マイナンバー確認

株式マイナンバー確認と企業の対応

近年、企業における個人情報保護の重要性が高まる中、株式マイナンバー確認は企業にとって非常に重要な手続きとなっています。特に、上場企業やその子会社等においては、株主名簿管理人設置会社制度の導入に伴い、株主のマイナンバーの適切な管理が求められています。本稿では、株式マイナンバー確認の背景や目的、具体的な手続き、企業が取るべき対応などについて詳しく解説していきます。

株式マイナンバー確認の背景と目的

2016年1月より、マイナンバー制度（社会保障・税番号制度）がスタートしました。これは、国民一人ひとりに12桁の番号を付番し、社会保障、税、災害対策の分野で効率的な情報連携を実現するための制度です。この制度の導入に伴い、企業は、従業員だけでなく、株主についてもマイナンバーの収集・管理が義務付けられるようになりました。これが、株式マイナンバー確認と呼ばれる手続きです。

株式マイナンバー確認の主な目的は、以下の2点です。

株主の特定

株主に対する適正な利益還元

従来、株主の特定は、氏名や住所などの情報で行われていましたが、これらの情報は変更される可能性があり、正確な株主の特定が難しい場合がありました。しかし、マイナンバーは生涯変わらない番号であるため、マイナンバーを導入することで、より正確かつ効率的に株主を特定することが可能となります。また、株主の特定が正確に行われることで、配当金や株主優待などの利益還元を、正しい株主に対して行うことができるようになります。

株式マイナンバー確認の手続き

株式マイナンバー確認の手続きは、大きく分けて以下の3つの段階で行われます。

株主への通知

株主からの提出

企業による確認

1. 株主への通知

企業は、株主に対して、マイナンバーの提出を求める旨を通知する必要があります。通知方法としては、書面、電子メール、ウェブサイトへの掲載などが考えられます。通知内容には、マイナンバーの提出期限、提出方法、提出書類などが記載されている必要があります。

2. 株主からの提出

株主は、企業からの通知に基づき、マイナンバーを記載した書類を提出します。提出書類としては、「個人番号カード」の写し、「通知カード」の写し、「住民票の写し」などが挙げられます。また、企業によっては、専用の提出フォームを設けている場合もあります。

3. 企業による確認

企業は、株主から提出された書類の内容を確認し、マイナンバーの記載に誤りがないか、提出書類が真正なものかなどを確認します。確認方法としては、目視による確認、システムによる自動照合などが考えられます。

企業が取るべき対応

株式マイナンバー確認をスムーズに行うためには、企業は以下のような対応を行う必要があります。

社内体制の整備

周知・啓蒙活動の実施

セキュリティ対策の強化

1. 社内体制の整備

株式マイナンバー確認業務を円滑に進めるためには、社内体制の整備が不可欠です。具体的には、責任者や担当者を決め、業務フローを作成する必要があります。また、株主からの問い合わせに対応するための窓口を設置することも重要です。

2. 周知・啓蒙活動の実施

株主に対して、株式マイナンバー確認の重要性や手続きについて、丁寧に説明する必要があります。具体的には、株主総会や会社案内などで説明を行う、ウェブサイトに特設ページを設ける、などの方法が考えられます。

3. セキュリティ対策の強化

マイナンバーは重要な個人情報であるため、漏洩や不正利用を防ぐためのセキュリティ対策を強化する必要があります。具体的には、マイナンバーを取り扱う部署へのアクセス制限、データの暗号化、従業員へのセキュリティ教育などを実施する必要があります。

まとめ

株式マイナンバー確認は、企業にとって非常に重要な手続きです。企業は、本稿で解説した内容を踏まえ、適切な対応を行うようにしてください。