株式会社における決算関係書類の法定保存期間に関する考察

株式決算関係書類保存期間

株式会社の決算関係書類は、株式決算関係書類保存期間として定められた期間、保存することが義務付けられています。この期間は、原則として7年間とされています。

保存対象書類

株式決算関係書類保存期間の対象となる書類は、以下のようなものです。

貸借対照表

損益計算書

株主資本等変動計算書

キャッシュフロー計算書

注記表

監査報告書

取締役会決議録

株主総会決議録

定款

株式名簿

保存方法

株式決算関係書類保存期間の書類は、原本または原本と同等の効力のある電子データで保存することが義務付けられています。電子データで保存する場合には、データの改ざん防止措置を講じる必要があります。

保存場所

株式決算関係書類保存期間の書類は、会社の所在地または営業所ごとに保存することが義務付けられています。ただし、電子データで保存する場合には、データセンターなど外部の場所に保存することも認められています。

保存期間

株式決算関係書類保存期間は、原則として7年間とされています。ただし、以下の書類については、10年間の保存が義務付けられています。

貸借対照表

損益計算書

株主資本等変動計算書

キャッシュフロー計算書

罰則

株式決算関係書類保存期間の書類を保存しなかった場合、または保存期間内に破棄した場合には、罰則が科せられます。罰則の内容は、以下のとおりです。

50万円以下の罰金

6月以下の懲役または禁錮

監査

株式決算関係書類保存期間の書類は、監査の対象となります。監査では、書類が適切に保存されているかどうかが確認されます。

その他

株式決算関係書類保存期間の書類は、税務調査の対象となることもあります。また、訴訟などの際に証拠として提出されることもあります。